Slutbrugerlicensaftale og handelsbetingelser

01Ydelsen

ReduceIT Desk er et internetbaseret forretningssystem (SaaS), der leveres som en tjeneste via desk.reduceit.dk. Systemet omfatter de moduler, kunden har adgang til i henhold til sin aftale, og som kan omfatte kundehåndtering, sagsbehandling, opgave- og projektstyring, reparationer, tidsregistrering, kassesalg, lager, fakturering og integrationer til tredjepartstjenester.

ReduceIT udvikler systemet løbende. Funktioner kan tilføjes, ændres eller udgå. Væsentlige ændringer, der forringer kundens brug, varsles med rimeligt varsel.

02Brugsret

Kunden får en tidsbegrænset, ikke-eksklusiv og ikke-overdragelig ret til at bruge systemet i abonnementsperioden til eget forretningsmæssigt brug.

Kunden må ikke:

• videresælge, udleje eller stille systemet til rådighed for tredjemand, medmindre andet er skriftligt aftalt
• forsøge at kopiere, dekompilere eller udlede systemets kildekode
• omgå tekniske begrænsninger, adgangskontrol eller modulafgrænsninger
• anvende systemet til ulovlige formål eller på en måde, der belaster eller skader driften for andre kunder

Alle immaterielle rettigheder til systemet tilhører ReduceIT. Kunden opnår ingen rettigheder ud over den beskrevne brugsret.

03Konti og ansvar for adgang

Kunden opretter og administrerer selv brugere i sin organisation og er ansvarlig for, at adgange tildeles korrekt og inddrages, når de ikke længere er nødvendige.

Kunden er ansvarlig for handlinger foretaget med kundens brugerkonti. Adgangskoder må ikke deles. Mistanke om misbrug skal meddeles ReduceIT uden ugrundet ophold.

04Kundens data

Kunden ejer de data, kunden registrerer i systemet. ReduceIT opnår ingen rettigheder til kundens data ud over det, der er nødvendigt for at levere ydelsen.

Behandling af personoplysninger på kundens vegne er reguleret i en særskilt databehandleraftale, som indgås mellem parterne, og som har forrang for disse betingelser for så vidt angår personoplysninger. Se også ReduceITs persondatapolitik på reduceit.dk/persondatapolitik.

Kunden er ansvarlig for, at kunden har det fornødne grundlag for at registrere de oplysninger, kunden lægger i systemet.

05Integrationer til tredjeparter

Systemet kan forbindes til tredjepartstjenester, herunder regnskabssystemer, Microsoft 365, betalingsløsninger og offentlige registre. Kunden indgår selv aftale med de pågældende leverandører og er ansvarlig for sit forhold til dem.

ReduceIT er ikke ansvarlig for tredjepartstjenesters tilgængelighed, funktion, prisændringer eller ophør. Ændringer hos en tredjepart kan medføre, at en integration midlertidigt eller permanent ikke kan opretholdes.

Overførsel af data til en tredjepartstjeneste sker på kundens instruks, når kunden aktiverer den pågældende integration.

06Priser og betaling

Priser fremgår af den til enhver tid gældende prisliste eller af den indgåede aftale. Alle priser er ekskl. moms.

Abonnementet faktureres forud i den aftalte periode. Betalingsbetingelser er netto 8 dage, medmindre andet er aftalt. Ved forsinket betaling påløber renter og rykkergebyrer efter renteloven.

Nye kunder får den første betalingsmåned gratis, medmindre andet fremgår af aftalen.

Priser kan reguleres med tre måneders varsel. Kunden kan i så fald opsige abonnementet til ikrafttrædelsestidspunktet.

07Løbetid og opsigelse

Abonnementet løber, indtil det opsiges. Kunden kan opsige med én måneds varsel til udgangen af en betalingsperiode. ReduceIT kan opsige med tre måneders varsel.

ReduceIT kan suspendere adgangen ved væsentlig misligholdelse, herunder manglende betaling efter rykker, eller ved brug der skader driften eller andre kunder. Suspension varsles, hvor det er muligt.

08Ophør og udlevering af data

Ved ophør kan kunden inden for 30 dage anmode om udlevering af sine data i et almindeligt anvendt, maskinlæsbart format.

Kundens data slettes senest 90 dage efter ophør, hvorefter data tillige udgår af sikkerhedskopier i takt med disses rotation. Sletning bekræftes skriftligt på anmodning.

09Driftssikkerhed og support

ReduceIT tilstræber høj tilgængelighed, men garanterer ikke uafbrudt drift. Planlagt vedligeholdelse søges placeret uden for normal arbejdstid og varsles, hvor det er praktisk muligt.

Der er ikke aftalt garanteret svartid eller oppetid (SLA), medmindre dette udtrykkeligt er aftalt skriftligt.

Support ydes på dansk via de kanaler, ReduceIT anviser, inden for normal arbejdstid.

ReduceIT tager løbende sikkerhedskopi af data. Kunden opfordres til selv at eksportere kritiske data med jævne mellemrum.

10Ansvar

ReduceIT er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler med nedenstående begrænsninger.

ReduceIT er ikke ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste, tab af data eller tab som følge af tredjepartstjenesters forhold.

ReduceITs samlede erstatningsansvar er under alle omstændigheder begrænset til det beløb, kunden har betalt for ydelsen i de seneste 12 måneder forud for det ansvarspådragende forhold.

Begrænsningerne gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed.

Systemet er et hjælpeværktøj. Kunden er selv ansvarlig for rigtigheden af bogføring, fakturering, momsangivelser og anden lovpligtig registrering. Funktioner, der foreslår eller forbereder posteringer, fakturaer eller lignende — herunder AI-baserede forslag — skal kontrolleres af kunden før godkendelse.

11AI-funktioner

Systemet kan indeholde funktioner, der anvender kunstig intelligens til at foreslå tekst, klassificere henvendelser eller opsummere indhold. Forslag er alene vejledende og gennemgås af kunden, før de anvendes eller sendes.

AI-funktioner leveres via en underdatabehandler. Kundens data anvendes ikke til træning af AI-modeller.

12Fortrolighed

Parterne behandler oplysninger om hinandens forhold fortroligt og anvender dem alene til opfyldelse af aftalen. Forpligtelsen gælder også efter aftalens ophør.

13Ændringer

ReduceIT kan ændre disse betingelser med én måneds varsel. Ændringer meddeles pr. e-mail eller i systemet. Ønsker kunden ikke at acceptere ændringen, kan kunden opsige abonnementet til ikrafttrædelsestidspunktet.

14Overdragelse

ReduceIT kan overdrage aftalen til tredjemand i forbindelse med omstrukturering eller salg af virksomheden. Kunden kan ikke overdrage aftalen uden ReduceITs skriftlige samtykke.

15Lovvalg og værneting

Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister søges løst i mindelighed. Kan enighed ikke opnås, afgøres tvisten ved Retten i Nykøbing Falster som første instans.